Como Fazer Folha de Pagamento
Folha de Pagamento Online |
O processamento da folha de pagamento é uma tarefa de negócio complexa, demorada e crítica.
Razão pela qual muitos empregadores decidem terceirizar o trabalho para prestadores de serviços de folha de pagamento.
Afinal, são dedicados e com os recursos técnicos mais recentes, como um serviço de folha de pagamento online sempre atualizado, por exemplo.
Assim sendo, permiti que sua equipe agregue valor em outras áreas do negócio.
Fazer o holerite, como também é conhecido o contra-cheque, deve ser muito mais do que um item de linha em seu relatório financeiro.
Pois ele representa a maneira como você, ou sua empresa, cumprem promessas.
Se você calcular valor incorreto de impostos, benefícios e nos vencimentos dos colaboradores, você corre o risco de perder a confiança de seus pares.
Ainda mais, poderá violar leis que podem ter consequências caras.
Considerando a Terceirização
Os proprietários de empresas superam rapidamente o estágio em que podem dedicar horas fazendo folha de pagamento manual, ignorando necessidades e operações do negócio iminentes.
A decisão da empresa de gerenciar a própria folha de pagamento internamente, ou terceirizar, depende de quanto tempo, conhecimento e dinheiro está disposta a investir.
Folha de Pagamento Online. Métodos Para Gerenciar
Empresas que faziam processo manual, fazendo folha de pagamento no Excel, e outras que utilizavam software, agora estão utilizando serviços de folha de ordenados.
Essa gestão pode ser interna ou externa.
Entretanto, surgem algumas desvantagens ao usar serviços de folha de pagamento online.
Se você está querendo aprender a fazer folha de pagamento ou iniciou recentemente seu negócio e está pensando em mudar de um sistema de folha de pagamento manual para um online, ou terceirizar e está avaliando as opções, certifique-se de levar em consideração as seguintes vantagens e desvantagens potenciais de cada opção.
Este artigo foi elaborado para fornecer uma melhor compreensão de suas possíveis opções.
Mas você ainda precisará fazer um exame de consciência e tomar algumas decisões difíceis por conta própria.
Vamos lá analisar…
4 Modos de Gerenciamento da Folha de Pagamento
1 – Folha de Pagamento Manual e/ou na Planilha de Excel
Não vai custar muito no início, mas você pode enlouquecer tentando registrar tudo, essa é a grande desvantagem porque a vulnerabilidade ao erro é enorme.
Indicado para empresas que tem até 10 funcionários no máximo. A partir disso, melhor ir considerando as opções abaixo para calcular as remunerações.
Mas se quiser fazer sua própria folha de pagamento, sem custos, baixe gratuitamente planilhas e cartão de ponto de funcionário no Excel que a Microsoft disponibiliza.
2 – Software de Gestão de Folha de Pagamento
Os softwares preparados para a gestão de folha de pagamento facilitam o dia a dia dos profissionais de RH.
Pois oferecem uma série de funcionalidades que visam o aumento da produtividade, provendo, de forma segura e automatizada os cálculos de salários e benefícios.
Bastando inserir algumas informações na admissão do funcionário.
Como nome, salário e benefícios (caso haja) e depois ir alimentando com informações de ocorrências ao longo do mês como falta não justificada, por exemplo.
Certamente é melhor que planilha de Excel, mas também tem suas desvantagens…
Só para ilustrar imagine fim de mês, fechamento da folha de pagamento e um funcionário responsável está doente, ou alguma outra ausência inesperada, ou que sua tecnologia/internet falha naquela semana crítica.
Assim sendo, o que isso fará com a folha de pagamento?
Embora ninguém pense na folha de remuneração como uma missão crítica, pois ela é encarada como uma questão rotineira, na verdade ela passa a ser crítica se os empregadores não pagarem os funcionários no dia acertado.
Um software interno envolve custos.
- A empresa precisará de equipamento de informática para essa finalidade, computador e impressora, e de um técnico de informática que possa dar suporte em até 24hrs, no máximo 48;
- Precisará ter um controle de estoque do material de papelaria e informática rigoroso;
- Além disso, precisa de ao menos um funcionário responsável para essa tarefa.
3 – Serviço de Folha de Pagamento Online
Portanto, alguns empregadores podem questionar se eles são grandes o suficiente para justificar a terceirização para um serviço de ordenados online ou um escritório contábil.
Mas realmente não é uma questão de tamanho quando se considera a terceirização da folha de pagamento online.
Mas sim de olhar para os benefícios comerciais que podem ser derivados.
Pois ter um recurso externo especializado em folha de pagamento online significa que ele não é afetado pela ausência de profissionais.
Porque tem, por contrato, uma equipe dedicada e resiliência embutida em seus sistemas de TI.
Entre PMEs [pequenas e médias empresas], muitas vezes são aquelas que empregam entre 10 e 100 funcionários, que se beneficiam enormemente da terceirização da folha de pagamento.
Com toda certeza é importante as empresas tomarem a decisão certa com base no tamanho organizacional atual e na direção estratégica.
Em termos de custo, muitas empresas consideram, que a terceirização da folha de pagamento online é mais barata e menos demorada do que administrá-la internamente.
Certamente, isso elimina necessidade de equipe interna especializada.
Com efeito, as empresas podem economizar em outras áreas, como custos de contracheques, papelaria, material de informática, espaço físico e logística de entrega.
Desvantagem…
No entanto, quando os empregadores terceirizam a folha de pagamento, através de um sistema, existe o potencial de perder aquele toque pessoal de ter alguém na empresa para conversar e tirar dúvidas sobre qualquer consulta sobre a folha de pagamento.
Com o intuito de ajudar na busca, deixo abaixo 5 empresas que prestam serviço de folha de pagamento online.
Mas não deixe de pesquisar a reputação das empresas, inclusive no Reclame Aqui.
4 – Escritório de Contabilidade
Que variam de um simples profissional autônomo, um escritório contábil só para a folha de pagamento, a um serviço de RH totalmente gerenciado.
Dessa forma você terá sempre alguém para consultar quando surgirem dúvidas…
Terá apoio na admissão e demissão, assessoria Tributária e Fiscal, IR, preenchimentos de guias, como por exemplo, encaminhamentos para exames admissional/demissional etc.
Ao escolher um escritório de contabilidade, existem alguns pontos-chave que os empregadores precisam considerar.
Tanto quanto confiável, um contador deve ser flexível, com variadas soluções integradas para dar suporte às necessidades da folha salarial, RH e conformidades.
Os contadores também precisam estar disponíveis, o que significa estar pronto para responder às necessidades, desde a implementação e entrega até o suporte contínuo.
Pedir recomendações a outras organizações sobre suas competências e experiências é uma forma de rastrear um contador confiável.
Nós aqui na Kit Break utilizamos, a muitos anos, os serviços de um escritório de contabilidade. Consideramos vantajoso ter alguém com experiência para afastar incertezas e dar sugestões na hora da tomada de decisões…
Certamente, é fundamental diante da complexidade burocrática fiscal e trabalhista do nosso país.
Desvantagens da contratação de um escritório de contabilidade.
A assessoria de escritório contábil sem dúvida é a melhor das alternativas, mas tem um custo mais elevado.
Esclarecendo que assessoria de um escritório especializado não isenta a empresa de participação no processo.
A empresa precisará coletar as informações do dia a dia dos funcionários, como horários e faltas e repassar ao escritório de contabilidade.
Essa coleta de informações pode ser feita com auxílio de um sistema de controle de ponto online que permita conexão com escritório de contabilidade.
Dessa forma, as informações irão direto para o contador, isso facilita muito a vida da empresa.
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Se você leu esse artigo até o final é porque está interessado no crescimento da sua empresa. Certo?
Então, que tal pensar em benefícios gentis e de baixo custo que certamente motivará a sua equipe.
Sem dúvidas equipe motivada se traduz em produtividade.
Dê uma olhada e veja o que o kit lanche pode fazer por você.
