FÉRIAS: 14/12/23 → 08/01/24
FÉRIAS: 14/12/23 → 08/01/24
Eventos Esportivos |
Planejar e organizar um evento esportivo certamente requer muita atenção. Portanto, comece determinando o propósito acima de tudo.
Sem dúvida, a maneira como você organiza quase todas as partes do seu evento tem a ver com o propósito de sua hospedagem.
Sabemos que eventos esportivos são sempre muito divertidos, envolventes e atraem muita gente.
Mas ao mesmo tempo, porém, não é fácil organizá-los, pois muitos fatores entram em jogo, como o clima, a localização, o pedido de licenças etc.
Não se preocupe, nós lhe daremos todas as ferramentas de que você precisa:
Então, quer que o evento seja realmente um sucesso? Aqui está o que você precisa fazer. Continue lendo para descobrir quais são os passos para poder organizar um evento esportivo absolutamente inesquecível!
Portanto, é necessário implementar uma estratégia bem estruturada de ações que, do contrário, correria o risco de comprometer o resultado do próprio evento.
O planejamento deve ser sempre o primeiro passo na organização de um evento.
Podemos considerá-lo como uma espécie de investigação de tudo o que precisaremos para sua realização, desde contratos com fornecedores até análise de custos, desde a data do evento até o local, e muitas outras coisas.
Uma vez que todos esses elementos estejam definidos, será possível escolher e implementar a estratégia de execução mais adequada com base no tipo de evento.
Algumas das coisas que você precisa pensar nesta fase são:
Agora que você sabe a importância da fase de planejamento de um evento esportivo, descubra quais são os passos fundamentais a seguir:
Isso é mais importante do que as pessoas pensam. Há uma infinidade de fatores a serem considerados.
Como vai estar o tempo?
Todos os participantes estão disponíveis?
Você tem tempo suficiente para organizar tudo?
Os grandes eventos esportivos no bairro podem ofuscar o seu evento?
Encontrar o local certo para o evento é uma das decisões mais importantes a se tomar. Afinal, quando se trata de esportes, nem sempre é possível fazer mudanças de última hora.
O espaço escolhido deve ser adequado ao tipo de atividade que será realizada e deve atender às necessidades dos atletas e do público para que todos possam desfrutar do evento.
O ideal seria um espaço amplo, seguro, confortável e capaz de lhe dar uma boa visibilidade.
Investigue em detalhes. Por exemplo, certifique-se de que há vestiários separados para homens e mulheres. Ou se você pode converter temporariamente o que está presente para esta finalidade.
Verifique se o local possui todas as instalações para o evento esportivo. Certifique-se de ter permissão para usá-los. Você certamente não quer alugar um local sem piscina, caso a natação seja uma atividade que faz parte do evento.
Ainda…
Hospedando um evento ao ar livre? Outros planejadores de eventos estão tentando evitar as mesmas mudanças climáticas sazonais que você – o que significa que seu torneio de futebol nas férias terá alguma competição quando se trata de conseguir as datas preferidas.
Claro, você pode trabalhar com a cidade/bairro para encontrar um local ao ar livre que ainda não esteja configurado para seu esporte.
Mas isso significa que você precisará trazer muitos equipamentos extras para recriar a arena em vez de um campo real.
Você não estará fora do gancho se estiver hospedando seu evento em um ambiente fechado. O número limitado de complexos esportivos internos ou espaços grandes o suficiente para acomodar um evento esportivo de grande escala significa que você precisa estar pronto para fazer suas reservas.
Lembre-se: se você não conseguir se estabelecer naquele complexo esportivo, terá de gastar dinheiro para transformar outro espaço em uma quadra viável para suas necessidades.
De fato, conseguir patrocinador é um ponto chave na organização de eventos esportivos.
Especialmente se os custos que você terá que enfrentar forem altos e se você não tiver fundos disponíveis para investir.
Se for o seu caso, comece a envolver empresas que atuam no setor esportivo.
É provável que muitos deles terão interesse em adicionar sua imagem de marca ao seu evento.
Conte a eles sobre o evento, os objetivos, por que eles são o patrocinador ideal e o que você precisa deles.
Seja Criativo – os patrocinadores podem fornecer prêmios, contribuições de caridade, equipamentos, uniformes, refrescos durante as atividades e muito mais.
Quanto mais aberto você estiver para ideias, o mais provável que você vai ser bem-sucedido.
Procure Eventos Semelhantes – em primeiro lugar procure e entre em contato com patrocinadores de eventos semelhantes para ver se eles estariam interessados em patrocinar o seu evento também.
Por certo eles serão mais fáceis de trabalhar e mais propensos a participar, uma vez que já conhecem as regras.
Não há espaço para erros. Coisas como sua forma de comunicação, abordagem, confiabilidade e pontualidade são importantes. Certifique-se de deixar claro o que você precisa deles. Esteja preparado para justificar seus pedidos.
Um bom planejador de eventos sabe que haverá necessidade de materiais e equipamentos de qualidade.
Sem dúvida o ideal é encontrá-los a preços competitivos e isso só é possível se você contar com uma lista de fornecedores confiáveis.
Portanto, reserve um tempo para fazer uma pesquisa detalhada, consultando também colegas e colaboradores com quem você já trabalhou em outras ocasiões.
Do mesmo modo, avalie cuidadosamente todas as ofertas e identifique aquela com a melhor relação custo-benefício, lembrando que a solução mais barata nem sempre é a mais vantajosa.
Muitos veículos locais aproveitarão a chance de atender a um público tão grande, economizando tempo, mão de obra e custos iniciais de trazer suas próprias concessões.
Certamente, essa também é uma oportunidade de ganhar algum dinheiro cobrando dos fornecedores uma taxa inicial (ou sugerindo um modelo de compartilhamento de receita).
Afinal, a oportunidade de atender aos clientes em seu evento é uma grande oportunidade de negócio.
Contudo, outro aspecto importante no planejamento de eventos esportivos é a promoção. Analise em profundidade os interesses do seu segmento de público e invista nos canais mais adequados, sem perder tempo e recursos na mídia onde você não conseguiria atingir o segmento de seu interesse.
Nas redes sociais, por exemplo, concentre-se em um plano de ação eficaz a ser implementado antes do evento. Dessa forma, você aumentará muito as expectativas do público.
Além disso, você também deve investir em publicidade offline, como a distribuição de panfletos em diversas academias, associações esportivas etc. Inegavelmente combinar ações promocionais online e offline é uma etapa vencedora.
Usar uma plataforma que permite o registro online é ideal para atrair um público mais amplo. Além disso, o registo online é muito mais cômodo para os participantes, que poderão adquirir o bilhete de forma prática e cômoda, escolhendo entre várias opções de pagamento e contando com maior segurança.
Também é importante destacar que algumas plataformas, oferecem muito mais do que apenas inscrições online, dando a você todas as ferramentas de que você precisa para anunciar e gerenciar seu evento.
Com toda certeza esse é um recurso que pode fazer a diferença para o resultado do evento.
Nada consome um orçamento tão rapidamente quanto ter que pagar por cada mão de obra [staff].
Felizmente, dependendo do tipo de evento esportivo que você está planejando, encontrar voluntários pode ser fácil – especialmente para eventos esportivos de caridade, arrecadação de fundos e eventos juvenis [olá, pais voluntários!].
Os voluntários podem até ser uma das muitas maneiras pelas quais as empresas ajudariam a patrocinar o seu evento, já que economizaria dinheiro para ambas as partes, ao mesmo tempo que fornece ao seu evento a mão de obra necessária.
Então, qual dessas dicas de planejamento esportivo você colocará em prática? Conta pra gente!!! 😉
Obs.: O preço final depende do local da entrega e da quantidade. Só atendemos RJ.