Eventos Esportivos: Quais São os Passos a Seguir?

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Eventos Esportivos |

Planejar e organizar um evento esportivo certamente requer muita atenção. Portanto, comece determinando o propósito acima de tudo.

Sem dúvida, a maneira como você organiza quase todas as partes do seu evento tem a ver com o propósito de sua hospedagem.

Sabemos que eventos esportivos são sempre muito divertidos, envolventes e atraem muita gente.

Mas ao mesmo tempo, porém, não é fácil organizá-los, pois muitos fatores entram em jogo, como o clima, a localização, o pedido de licenças etc.

Não se preocupe, nós lhe daremos todas as ferramentas de que você precisa:

Então, quer que o evento seja realmente um sucesso? Aqui está o que você precisa fazer. Continue lendo para descobrir quais são os passos para poder organizar um evento esportivo absolutamente inesquecível!

A Importância de Um Bom Planejamento

planejamento de eventos esportivosCertamente só a boa vontade não é suficiente para criar um evento esportivo de sucesso.

Portanto, é necessário implementar uma estratégia bem estruturada de ações que, do contrário, correria o risco de comprometer o resultado do próprio evento.

O planejamento deve ser sempre o primeiro passo na organização de um evento.

Podemos considerá-lo como uma espécie de investigação de tudo o que precisaremos para sua realização, desde contratos com fornecedores até análise de custos, desde a data do evento até o local, e muitas outras coisas.

Uma vez que todos esses elementos estejam definidos, será possível escolher e implementar a estratégia de execução mais adequada com base no tipo de evento.

Algumas das coisas que você precisa pensar nesta fase são:

  • O objetivo do evento
  • Sua praticabilidade
  • Regulamentos de eventos semelhantes
  • Duração (por exemplo, um dia, vários dias, uma semana e assim por diante)
  • Orçamento estimado
  • Número estimado de participantes
  • Potenciais patrocinadores, se necessário

As Etapas a Seguir Para Planejar Eventos Esportivos

Agora que você sabe a importância da fase de planejamento de um evento esportivo, descubra quais são os passos fundamentais a seguir:

Programe a Data, Hora e Local

marcar local do evento

Isso é mais importante do que as pessoas pensam. Há uma infinidade de fatores a serem considerados.

Como vai estar o tempo?

Todos os participantes estão disponíveis?

Você tem tempo suficiente para organizar tudo?

Os grandes eventos esportivos no bairro podem ofuscar o seu evento?

Escolha o Lugar Certo

Encontrar o local certo para o evento é uma das decisões mais importantes a se tomar. Afinal, quando se trata de esportes, nem sempre é possível fazer mudanças de última hora.

O espaço escolhido deve ser adequado ao tipo de atividade que será realizada e deve atender às necessidades dos atletas e do público para que todos possam desfrutar do evento.

O ideal seria um espaço amplo, seguro, confortável e capaz de lhe dar uma boa visibilidade.

Investigue em detalhes. Por exemplo, certifique-se de que há vestiários separados para homens e mulheres. Ou se você pode converter temporariamente o que está presente para esta finalidade.

Verifique se o local possui todas as instalações para o evento esportivo. Certifique-se de ter permissão para usá-los. Você certamente não quer alugar um local sem piscina, caso a natação seja uma atividade que faz parte do evento.

Ainda…

Eventos ao Ar Livre

Hospedando um evento ao ar livre? Outros planejadores de eventos estão tentando evitar as mesmas mudanças climáticas sazonais que você – o que significa que seu torneio de futebol nas férias terá alguma competição quando se trata de conseguir as datas preferidas.

Claro, você pode trabalhar com a cidade/bairro para encontrar um local ao ar livre que ainda não esteja configurado para seu esporte.

Mas isso significa que você precisará trazer muitos equipamentos extras para recriar a arena em vez de um campo real.

Eventos Internos

Você não estará fora do gancho se estiver hospedando seu evento em um ambiente fechado. O número limitado de complexos esportivos internos ou espaços grandes o suficiente para acomodar um evento esportivo de grande escala significa que você precisa estar pronto para fazer suas reservas.

Lembre-se: se você não conseguir se estabelecer naquele complexo esportivo, terá de gastar dinheiro para transformar outro espaço em uma quadra viável para suas necessidades.

Ganhe os Patrocinadores de Eventos Esportivos

De fato, conseguir patrocinador é um ponto chave na organização de eventos esportivos.

Especialmente se os custos que você terá que enfrentar forem altos e se você não tiver fundos disponíveis para investir.

Se for o seu caso, comece a envolver empresas que atuam no setor esportivo.

É provável que muitos deles terão interesse em adicionar sua imagem de marca ao seu evento.

Conte a eles sobre o evento, os objetivos, por que eles são o patrocinador ideal e o que você precisa deles.

Seja Criativo – os patrocinadores podem fornecer prêmios, contribuições de caridade, equipamentos, uniformes, refrescos durante as atividades e muito mais.

Quanto mais aberto você estiver para ideias, o mais provável que você vai ser bem-sucedido.

Procure Eventos Semelhantes – em primeiro lugar procure e entre em contato com patrocinadores de eventos semelhantes para ver se eles estariam interessados em patrocinar o seu evento também.

Por certo eles serão mais fáceis de trabalhar e mais propensos a participar, uma vez que já conhecem as regras.

Não há espaço para erros. Coisas como sua forma de comunicação, abordagem, confiabilidade e pontualidade são importantes. Certifique-se de deixar claro o que você precisa deles. Esteja preparado para justificar seus pedidos.

Procure Bons Fornecedores de Eventos Esportivos

Um bom planejador de eventos sabe que haverá necessidade de materiais e equipamentos de qualidade.

Sem dúvida o ideal é encontrá-los a preços competitivos e isso só é possível se você contar com uma lista de fornecedores confiáveis.

Portanto, reserve um tempo para fazer uma pesquisa detalhada, consultando também colegas e colaboradores com quem você já trabalhou em outras ocasiões.

Do mesmo modo, avalie cuidadosamente todas as ofertas e identifique aquela com a melhor relação custo-benefício, lembrando que a solução mais barata nem sempre é a mais vantajosa.

Os Food Trucks Podem Evitar Alguns Problemas

alimentos em eventosSe você precisar liberar algum espaço em seu orçamento, não ignore o estande de concessão interna para food trucks.

Muitos veículos locais aproveitarão a chance de atender a um público tão grande, economizando tempo, mão de obra e custos iniciais de trazer suas próprias concessões.

Certamente, essa também é uma oportunidade de ganhar algum dinheiro cobrando dos fornecedores uma taxa inicial (ou sugerindo um modelo de compartilhamento de receita).

Afinal, a oportunidade de atender aos clientes em seu evento é uma grande oportunidade de negócio.

Kit Lanche Individual em eventosSe preferir opção mais prática, dependendo do tipo de evento, pode incluir o valor de um lanche na inscrição. Há boas ideias de lanches para oferecer. Lanches práticos, higiênicos e com bom custo-benefício. Muito úteis em eventos.

Promova o Evento Estrategicamente

Contudo, outro aspecto importante no planejamento de eventos esportivos é a promoção. Analise em profundidade os interesses do seu segmento de público e invista nos canais mais adequados, sem perder tempo e recursos na mídia onde você não conseguiria atingir o segmento de seu interesse.

Nas redes sociais, por exemplo, concentre-se em um plano de ação eficaz a ser implementado antes do evento. Dessa forma, você aumentará muito as expectativas do público.

Além disso, você também deve investir em publicidade offline, como a distribuição de panfletos em diversas academias, associações esportivas etc. Inegavelmente combinar ações promocionais online e offline é uma etapa vencedora.

Dê a Oportunidade de Se Registrar Online

Usar uma plataforma que permite o registro online é ideal para atrair um público mais amplo. Além disso, o registo online é muito mais cômodo para os participantes, que poderão adquirir o bilhete de forma prática e cômoda, escolhendo entre várias opções de pagamento e contando com maior segurança.

Também é importante destacar que algumas plataformas, oferecem muito mais do que apenas inscrições online, dando a você todas as ferramentas de que você precisa para anunciar e gerenciar seu evento.

Com toda certeza esse é um recurso que pode fazer a diferença para o resultado do evento.

Obtenha o Máximo de Ajuda Voluntária Possível

Nada consome um orçamento tão rapidamente quanto ter que pagar por cada mão de obra [staff].

Felizmente, dependendo do tipo de evento esportivo que você está planejando, encontrar voluntários pode ser fácil – especialmente para eventos esportivos de caridade, arrecadação de fundos e eventos juvenis [olá, pais voluntários!].

Os voluntários podem até ser uma das muitas maneiras pelas quais as empresas ajudariam a patrocinar o seu evento, já que economizaria dinheiro para ambas as partes, ao mesmo tempo que fornece ao seu evento a mão de obra necessária.

Então, qual dessas dicas de planejamento esportivo você colocará em prática? Conta pra gente!!! 😉

Marcelo Homem

Marcelo Homem

Contribuo para solucionar problema comum em empresas e instituições com alimentos, especificamente lanches. Exemplo: Problemas com manuseio de alimentos, aglomerações, agilidade no break, deslocamentos, contratação de serviço caro (buffet), falta de espaço, armazenagem e distribuição. Com nossa solução os gestores ganham tempo para cuidar do que mais importa, suas tarefas.

→ Sobre Nós

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Fundada em 2002 em um quiosque de apenas 9m². A cada dia o Lanche Individual foi se tornando o principal produto. Precisamos ampliar e mudar. Hoje ocupamos um espaço de 300m² em Jacarepaguá e trabalhamos exclusivamente com → Kit Lanche.

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