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Eventos Culturais: Como Organizar e o Que é Preciso Saber

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como organizar eventos culturais

Eventos Culturais |

Introdução

O setor cultural é sem dúvida o mais competitivo na organização de eventos. A razão é que o interesse do público não é nada óbvio.

Entretanto, eventos deste tipo devem buscar envolver os visitantes o máximo possível, proporcionando-lhes experiência única.

Se está planejando um evento, ou simplesmente deseja conhecer este universo, certamente vai se deparar com dificuldades variadas.

Este artigo vai te ajudar a conhecer bem o setor. Trago dores e soluções para um evento bem-sucedido.

É necessário ter um entendimento completo do assunto ao qual o evento está relacionado.

Vamos começar com as dificuldades comuns do setor de eventos no geral, e como lidar com elas:

  • Gerenciamento de tempo:
    • Tenha um cronograma em detalhes. Planeje etapa por etapa no processo de organização do evento e defina prazos de conclusão das etapas; é bom usar ferramenta para gestão de projetos, vai facilitar o monitoramento de tarefas.
  • Prioridade nas tarefas:
    • Prioridade é a palavra de ordem. Nunca deixe uma tarefa importante virar urgente.
  • Delegue tarefas:
    • Não tente fazer tudo, delegue tarefas, mas identifique as pessoas mais capazes para cada uma, não desperdice talento nessa hora.
  • Orçamento limitado:
    • O orçamento costuma ser um grande desafio para o organizador de eventos. Racionalize cada gasto, no final cada ‘centavo’ economizado pode ser importante para cobrir uma despesa extra.
  • Prazos apertados:
    • Prazo é motivo de estresse frequente em projetos, especialmente quando há atrasos. Imprevistos podem acontecer, não procrastine.
  • Articulação de fornecedores, parceiros e colaboradores:
    • Em eventos é normal envolver vários fornecedores/parceiros: alimentos e bebidas; equipamentos de som e iluminação; staff; empresa de segurança; publicidade e marketing etc. Se forem muitos fornecedores, é bom ter alguém gerenciando o andamento das entregas/serviços.
  • Logística:
    • Na organização do evento pode haver necessidade de logística, incluindo: planejamento de transporte; controles de entradas e saídas de materiais; controle de entrada e saída de pessoal; acomodação para staff e/ou participantes; organização e armazenamento de equipamentos e materiais.
  • Situações de última hora:
    • Principalmente os eventos ao vivo são particularmente sujeitos a imprevistos. Podem surgir problemas inesperados como: mau tempo; problemas de saúde; cancelamento de palestrantes; problemas de segurança (se depender de órgão público), organização de trânsito etc. Procure antecipar-se, se possível imaginando um plano B. Lidar com essas situações, imprevistas, mas não incomuns, pode ser um grande obstáculo para o organizador do evento.

Agora, vamos ver o que falamos especificamente no campo dos eventos culturais.

Índice
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De acordo com nosso entendimento, manifestação cultural são todas as iniciativas relacionadas com a cultura:

  • Críticas,
  • Eventos,
  • Feiras,
  • Congressos,
  • Festivais e Concertos.

Então… alvarás, burocracia, certificações, licenças e tudo que gira em torno de eventos culturais te assusta?

Não se preocupe!

Aqui você encontrará tudo o que precisa saber sobre como organizar um evento cultural.

Pois, se você nunca teve a oportunidade de realizar eventos culturais e quer saber tudo, absolutamente tudo, sobre como organizá-los você está no lugar certo.

Neste artigo irei falar de todos os aspectos a considerar…

Desde os passos a serem seguidos para montar um evento cultural, incluindo a parte burocrática.

Você vai saber como encontrar as licenças, e autorizações, necessárias para garantir que o seu evento seja bem desenvolvido!

Mas vamos começar com o básico …

Eventos Culturais: o que são?

eventos culturais dúvidasPor definição, um evento cultural é um evento excepcional e temporário de natureza emocional e sociocultural.

Não faltam palavras para dizer que é uma oportunidade ímpar de agregação entre pessoas que, por um período curto, se encontram vivendo emoções e experiências comuns.

São eventos que visam criar comunidades, unir pessoas criando um sentimento de pertencimento ao mesmo grupo.

Mas, o que pode ser definido como evento cultural?

As ocasiões são realmente diferentes.

Alguns exemplos de eventos culturais são:

  • Reuniões,
  • Seminários,
  • Apresentações e Lançamentos,
  • Mesas redondas,
  • Workshops,
  • Feiras e Congressos,
  • Espetáculos teatrais,
  • Shows,
  • Eventos corporativos.

As Fases Organizacionais dos Eventos Culturais.

fases do eventoVamos ver quais são os seis passos a seguir para organizar um evento cultural.

Vou explicá-los, um por um, para que você sempre possa levar esta lista com você.

Na verdade, é de vital importância considerar aspectos fundamentais e seguir um método que não permita que você perca o controle do que está organizando.

Ideação:

Certamente, é a fase em que os objetivos são definidos. O propósito central a ser alcançado ao apresentar o evento ou o significado que ele expressa.

Esta avaliação deve ser feita levando-se em consideração os interesses de todos aqueles que participam do evento ou dele se beneficiam.

Ativação:

Depois de fixados os objetivos, é necessário atuar e certificar-se de que o evento é realmente viável.

Por exemplo, verificando a presença de recursos econômicos e humanos, a busca de espaços ou locais e a aquisição dos direitos necessários.

Planejamento:

Sem dúvida é a fase mais complexa e operacional, na qual são identificados detalhadamente as atividades e etapas a serem realizadas, o momento e os recursos a serem encontrados.

Pois para gerenciar todos esses fatores é bom construir um calendário no qual deve relatar as atividades a serem concluídas e os prazos.

Implementação:

É a etapa mais emocional, na qual o projeto ganha vida a partir das decisões e programas estabelecidos na fase anterior.

Conclusão:

É a fase administrativa que envolve a liquidação dos empréstimos desembolsados para a organização do evento.

Avaliação:

Finalmente, os resultados alcançados são verificados e eventuais desvios são refletidos.

É a fase final em que o valor produzido pelo evento é avaliado não só do ponto de vista do promotor, mas de todos os sujeitos parceiros.

Melhor Confiar em Especialistas na Hora de Organizar Eventos Culturais.

Evento Cultural o poder de um especialistaComo você verá em breve, organizar um evento cultural não é nada fácil!

Há muitas etapas burocráticas a serem concluídas, as quais você não pode evitar.

Sim, porque se não cumprir as licenças e autorizações corre o risco de receber multas elevadas!

Melhor contar com um bom Event Manager…

Um profissional na organização de eventos, capaz de escolher os recursos humanos certos e providenciar os melhores tipos de arranjos. Acima de tudo, que saiba andar de olhos fechados numa selva burocrática.

Vamos descobrir tudo que você precisa fazer, quem e onde você precisa entrar em contato se quiser organizar um evento cultural, sem medo de incorrer em multas ou penalidades.

Permissões, Licenças e Autorizações Para Eventos Culturais.

licença para eventoAntes mesmo de começar você precisa ter uma coisa clara, que faz muita diferença, se o evento será interno ou externo.

Na verdade, sua resposta determinará os próximos passos a serem dados para regularizar seu evento.

De certo, se o evento for realizado em um espaço aberto, geralmente, você precisará de mais licenças.

Escrevi “geralmente” porque os pedidos a serem apresentados e os prazos, podem ser ligeiramente diferentes conforme sua região.

Por isso sugiro que, depois de ler este guia, entre em contato com entidade específica diretamente ou leia os seus regulamentos próprios.

Evento ao Ar Livre.

Portanto, vamos começar pelo caso de seu evento ser realizado ao ar livre.

Pode ser mais complicado do ponto de vista burocrático, mas os eventos ao ar livre, especialmente durante o verão, são certamente os melhores do ponto de vista emocional.

Não há nada mais envolvente do que ver um espaço aberto cheio de gente…

Portanto, se tiver oportunidade, recomendo que opte por estes!

Aqui estão as solicitações que você deve enviar se quiser organizar tal evento:

  • Licença de ocupação de espaço público:
    • Se o evento que você deseja organizar ocupará uma praça, um jardim, uma calçada ou qualquer espaço público, você deve entrar em contato com a prefeitura em questão com bom espaço de data. Fazendo perguntas sobre a ocupação temporária de espaço público.
  • Autorização de utilização de instrumentos acústicos:
    • Se o evento cultural precisar de utilização de instrumentos musicais ou aparelhagens, deverá ser apresentado requerimento específico para uso dos mesmos para proteção da poluição sonora;
    • Citando como exemplo a cidade do Rio de Janeiro, a chamada Lei do Silêncio (LEI Nº 3.268) regulamenta a questão sonora na cidade. Mesmo dentro do horário permitido, há restrições relativas aos decibéis;
    • A Secretaria Municipal de Meio Ambiente/RJ é a responsável pela fiscalização e deve ser consultada. Verifique qual o órgão da sua cidade que tem esta competência.
  • Permissões ECAD:
    • Terá música tocada ou reproduzida em seu evento? Atenção! em primeiro lugar, deve entrar em contato com ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição), empresa que, mediante o pagamento dos direitos de utilização, permite a reprodução de canções, peças de teatro e peças musicais protegidas por direitos de autor. Verifique o Regulamento de Arrecadação.
  • Administração de alimentos e bebidas:
    • Se no seu evento cultural você achar que serão vendidos alimentos ou bebidas, você terá que consultar a ANVISA (Agência de Vigilância Sanitária) que é o órgão responsável.
      resolução que trata especificamente de alimentos em eventos.
    • Caso você queira simplificar sua vida e não ter alimentos perecíveis em seu evento, veja essas boas ideias de lanche.  Ou se tiver perecível, contrate empresa para fornecer alimentos. Em muitos casos, uma empresa de lanches práticos é o ideal e não precisa de tanta burocracia.

Há boas empresas fornecedoras deste tipo de alimento, que cumprem as orientações da ANVISA e poderão te auxiliar.

Existe empresa especializada que trabalha exclusivamente com lanche coletivo para eventos.

Solicitação de patrocínio público:

O patrocínio não é um certificado de autorização adequado.

Se o seu evento não tem fins lucrativos e se achar que promove positivamente a imagem da comunidade, pode tentar candidatar-se ao patrocínio do Município ou mesmo do Estado.

Dessa forma, a instituição pode querer e autorizar a utilização de sua logomarca no material promocional da iniciativa como folhetos, pôsteres, faixas, cartazes…

A solicitação deve ser tentada com bastante antecedência…

A ligação a um patrocínio de incentivo público permite obter algumas reduções:

  • Terá descontos na taxa de publicidade.
  • Em alguns casos, poderá também receber contribuição em serviços.
    • Por exemplo: poderá ter a possibilidade de utilizar equipamentos como cadeiras, plataformas ou instalações municipais ou estaduais.

Você, também, deve tentar captar patrocínio privado, aprenda neste post como conseguir patrocínio.

Evento indoor.

Se o seu evento for realizado em um local fechado, os procedimentos são bastante simplificados, principalmente se for realizado em um local com espaços próprios para eventos.

Se você já encontrou o local certo para você, basta ter o cuidado de pagar as licenças do ECAD no caso de reproduzir música, pois todo o resto já deve estar incluso.

Para cada condição de uso de equipamentos e espaços você terá que concordar com os administradores das instalações.

Alguns gerentes de eventos experientes poderão aconselhá-lo sobre como organizar seu evento cultural.

Mas atenção, pois se o local que pretende escolher for um pátio ou galpão terá de enviar um pedido de aproveitamento do espaço ou à Comissão Municipal ou Corpo de Bombeiros ou ao órgão de fiscalização competente da sua região, se certifique.

Os fiscais irão verificar se está tudo normal, se existem pontos de ligação de água e luz, se os espaços são acessíveis, se não existem problemas de segurança…

Portanto, preste atenção ao seu orçamento!

Vimos que há várias coisas a serem levadas em consideração ao organizar um evento cultural, especialmente se for realizado em um espaço aberto.

É bom considerar todos esses custos para entender como gerenciar seu orçamento.

Antes de começar, é sempre melhor fazer uma análise detalhada dos custos e receitas relacionados com a iniciativa, desta forma poderá prever os riscos, pontos críticos e potenciais do seu evento.

Com base nos recursos financeiros você poderá avaliar se deve buscar patrocinadores, ou não.

Posto isto, desejo-lhe boa sorte no seu próximo evento!

Se você deseja informações mais específicas, sempre recomendo que você entre em contato com as autoridades do bairro, município ou estado de interesse, para que possam ajudá-lo(a) na organização.

Portanto, se você optar por organizá-lo em um local, vá pelo lado seguro:

Confie em uma equipe experiente e você não ficará desapontado(a).

Se chegou até aqui é porque tem muito interesse no assunto, estudar e se aprofundar é fundamental. Deixo uma última dica para ir adiante no seu crescimento: conheça este ótimo curso de gestão de projetos.

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Marcelo Homem

Marcelo Homem

Ajudo na simplificação da gestão de alimentos das empresas e instituições. Meu produto, Kit Lanche, visa resolver desafios comuns. Ex: Local para manuseio, logística de armazenamento/distribuição e deslocamentos para compra. Permitindo que as empresas foquem em seus negócios.

→ Sobre Nós.

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Fundada em 2002 em um quiosque de apenas 9m². A cada dia o Lanche Individual foi se tornando o principal produto. Precisamos ampliar e mudar. Hoje ocupamos um espaço de 300m² em Jacarepaguá e trabalhamos exclusivamente com → Kit Lanche.

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