como organizar eventos culturais

Eventos Culturais: Como Organizar e o Que é Preciso Saber

Eventos Culturais |

O setor cultural é sem dúvida o mais competitivo na organização de eventos.

 

A razão é que o interesse do público não é nada óbvio.

 

Portanto, eventos deste tipo devem envolver os visitantes o máximo possível, proporcionando-lhes uma experiência única. Nova, em comparação com tudo o mais.

 

Se você está planejando um evento isso significa que você está no artigo certo e quer conhecer bem o setor.

 

Você deve ter um entendimento completo do assunto ao qual o evento está relacionado.

 

Mas vamos ver do que falamos, quando falamos, de acontecimentos no campo cultural.

 

Índice
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Eventos ligados a cultura: O que são?
As fases organizacionais dos eventos culturais
Melhor confiar em um especialista
Permissões, licenças e autorizações
    Evento ao ar livre
    Evento indoor
    … Portanto, preste atenção ao seu orçamento!

 

De acordo com nosso entendimento, manifestação cultural são todas as iniciativas relacionadas com a cultura: críticas, eventos, feiras, congressos, festivais e concertos.


Então… alvarás, burocracia, certificações, licenças e tudo que gira em torno de eventos culturais te assusta?

 

Não se preocupe! aqui você encontrará tudo o que precisa saber sobre como organizar um evento cultural.


Pois se você nunca teve a oportunidade de realizar eventos culturais e quer saber tudo, absolutamente tudo, sobre como organizá-los você veio ao lugar certo. 

 

Neste artigo irei falar de todos os aspectos a considerar: desde os passos a seguir para montar um, até a parte burocrática, onde você vai descobrir como encontrar as licenças e autorizações necessárias para garantir que o seu evento, além do sucesso, também seja desenvolvido!


Mas vamos começar com o básico …


Eventos culturais: o que são?


eventos culturais dúvidasPor definição, um evento cultural é um evento excepcional e temporário de natureza emocional e sociocultural.


Não faltam palavras para dizer que é uma oportunidade ímpar de agregação entre pessoas que, por um curto período de tempo, se encontram vivendo emoções e experiências comuns.


São eventos que visam criar comunidades, unir as pessoas criando um sentimento de pertencimento ao mesmo grupo.


Mas o que pode ser definido como evento cultural? As ocasiões são realmente diferentes.


Alguns exemplos de eventos culturais são: reuniões, seminários, apresentações, mesas redondas, workshops, feiras, eventos, espetáculos teatrais, shows e eventos corporativos.


Entretanto, para participar de alguns desses eventos, geralmente é necessário um convite, pois, como disse, são eventos que acontecem dentro de uma comunidade específica.


As fases organizacionais dos eventos culturais

 

fases do eventoVamos ver quais são os seis passos a seguir para organizar um evento cultural. Vou explicá-los, um por um, para que você sempre possa levar esta lista com você.

Na verdade, é de vital importância considerar aspectos fundamentais e seguir um método que não permita que você perca o controle do que está organizando.


Ideação:

Decerto é a fase em que os objetivos são definidos, ou melhor, o propósito central a ser alcançado ao apresentar o evento ou o significado que ele expressa. Esta avaliação deve ser feita levando-se em consideração os interesses de todos aqueles que participam do evento ou dele se beneficiam.


Ativação:

Depois de fixados os objetivos, é necessário atuar e certificar-se de que o evento é realmente viável, por exemplo, verificando a presença de recursos econômicos e humanos, a busca de espaços ou locais e a aquisição dos direitos necessários.


Planejamento:

Certamente é a fase mais complexa e operacional, na qual são identificados detalhadamente as atividades e etapas a serem realizadas, o momento e os recursos a serem encontrados. Pois para gerenciar todos esses fatores é bom construir um calendário no qual deve relatar as atividades a serem concluídas e os prazos.


Implementação:

É a etapa mais emocional, na qual o projeto ganha vida a partir das decisões e programas estabelecidos na fase anterior.


Conclusão:

É a fase administrativa que envolve a liquidação dos empréstimos desembolsados para a organização do evento.


Avaliação:

Finalmente, os resultados alcançados são verificados e eventuais desvios são refletidos. É a fase final em que o valor produzido pelo evento é avaliado não só do ponto de vista do promotor, mas de todos os sujeitos parceiros.


Melhor confiar em um especialista na hora de organizar eventos culturais


Evento Cultural o poder de um especialistaComo você verá em breve, organizar um evento cultural não é nada fácil! Há muitas etapas burocráticas a serem concluídas, as quais você não pode evitar.

Sim, porque se não cumprir as licenças e autorizações corre o risco de receber multas muito elevadas!


Melhor contar com um bom Event Manager, um profissional na organização de eventos capaz de escolher os recursos humanos certos, os melhores tipos de arranjos e acima de tudo que sabe andar de olhos fechados numa selva burocrática desta envergadura.


Vamos imediatamente descobrir todos os passos que você precisa fazer e quem você precisa entrar em contato se quiser organizar um evento cultural sem medo de correr em multas ou penalidades.


Permissões, licenças e autorizações para eventos culturais


licença para eventoAntes mesmo de começar, você precisa ter uma coisa clara, ou seja, se o seu evento será interno ou externo.

Na verdade, sua resposta determinará os próximos passos a serem dados para regularizar seu evento.


De fato, se o evento for realizado em um espaço aberto, geralmente você precisará de mais licenças.


Escrevi “geralmente” porque os pedidos a serem apresentados e os prazos podem ser ligeiramente diferentes consoante os países, por isso sugiro que, depois de ler este guia, entre em contato com entidade específica diretamente ou leia os seus regulamentos próprio.


Evento ao ar livre


Portanto, vamos começar pelo caso de seu evento ser realizado ao ar livre. Pode ser mais complicado do ponto de vista burocrático, mas os eventos ao ar livre, especialmente durante o verão, são certamente os melhores do ponto de vista emocional.

 

Não há nada mais envolvente do que ver uma linda praça cheia de gente ou um parque de festas. Portanto, se tiver oportunidade, recomendo que opte por estes!


Aqui estão as solicitações que você deve enviar se quiser organizar tal evento:


Licença de ocupação de terreno público:

Se o evento que você deseja organizar ocupará uma praça, um jardim, uma calçada ou qualquer um espaço público, você deve entrar em contato com a prefeitura em questão com pelo menos 15/20 dias de antecedência, fazendo-lhe uma pergunta de ocupação temporária de terreno público, no qual deverá especificar informações gerais, dados fiscais e programação do evento.


Autorização de utilização de instrumentos acústicos:

Mesmo que o evento cultural implique a utilização de instrumentos musicais ou aparelhagens, deverá ser apresentado requerimento à Câmara Municipal, para proteção dos cidadãos da poluição sonora.

 

Citando como exemplo a cidade do Rio de Janeiro, a chamada Lei do Silêncio (LEI Nº 3.268) regulamenta a questão sonora na cidade. Mesmo dentro do horário permitido, há restrições relativas aos decibéis.

 

A Secretaria Municipal de Meio Ambiente/RJ é a responsável pela fiscalização e deve ser consultada. Verifique qual o órgão da sua cidade que tem esta competência.

 

Permissões ECAD:

A música é tocada ou reproduzida em seu evento? Atenção! Em primeiro lugar, deve entrar em contato com ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição), empresa que, mediante o pagamento dos direitos de utilização, permite a reprodução de canções, peças de teatro e peças musicais protegidas por direitos de autor. Verifique o Regulamento de Arrecadação.

 

Administração de alimentos e bebidas:

Se no seu evento cultural você achar que serão vendidos alimentos ou bebidas ou, de forma mais geral, você terá que consultar a ANVISA (Agência de Vigilância Sanitária) que é o órgão responsável. Há uma resolução que trata especificamente de alimentos em eventos.

 

Caso você precise contratar empresa para fornecer alimentos, em muitos casos lanche é o ideal, não precisa de tanta burocracia.

 

As empresas fornecedoras deste tipo de alimento que cumpre as orientações da ANVISA e poderá te auxiliar. Há empresas especializadas, exclusivamente, em lanches para eventos.


Solicitação de patrocínio:

O patrocínio não é um certificado de autorização adequado. Se o seu evento não tem fins lucrativos e se achar que promove positivamente a imagem do território, pode tentar candidatar-se a mecenato ao Município ou mesmo à Região.

Dessa forma, a instituição autorizará a utilização de sua logomarca no material promocional da iniciativa como folhetos, pôsteres, catálogos e papel timbrado.

A solicitação deve ser feita com bastante antecedência, geralmente 30 a 60 dias antes do início do evento.

A ligação a um mecenato permite obter algumas reduções: terá descontos na taxa de publicidade, no pagamento da taxa de afixação e em alguns casos receberá também uma contribuição em serviços, por exemplo poderá ter a possibilidade de utilizar equipamentos como cadeiras, plataformas ou instalações municipais ou regionais.


Evento indoor


Se o seu evento for realizado em um local fechado, os procedimentos são bastante simplificados, principalmente se for realizado em um local com espaços para eventos.


Se você já encontrou o local certo para você, basta ter o cuidado de pagar as licenças do ECAD no caso de reproduzir música, pois todo o resto já está incluso.


Para cada condição de uso de equipamentos e espaços você terá que concordar com os gerentes das instalações. Alguns gerentes de eventos experientes poderão aconselhá-lo sobre como organizar seu evento cultural.


Mas atenção, pois se o local que pretendes escolher for um pátio ou galpão terá de enviar um pedido de aproveitamento do espaço ou à Comissão Municipal ou Corpo de Bombeiros ou ao órgão de fiscalização competente da sua região, se certifique.


Os supervisores virão verificar se está tudo normal, se não existem problemas de segurança, se existem pontos de ligação e se os espaços são acessíveis.


… Portanto, preste atenção ao seu orçamento!


Vimos que há várias coisas a se levar em consideração ao organizar um evento cultural, especialmente se for realizado em um espaço aberto.


É bom considerar todos esses custos para entender como gerenciar seu orçamento.
Antes de começar é sempre melhor fazer uma análise detalhada dos custos e receitas relacionados com a iniciativa, desta forma poderá prever os riscos, criticidade e potencial do seu evento.


Com base nos recursos financeiros você poderá avaliar se deve buscar patrocinadores/mecenas ou não.


Posto isto, desejo-lhe boa sorte no seu próximo evento!


Se você deseja informações mais específicas, sempre recomendo que você entre em contato com as autoridades do município, estado ou região de interesse, para que possam ajudá-lo(a) na organização.


Portanto, se você optar por organizá-lo em um local, vá pelo lado seguro: confie em uma equipe experiente e você não ficará desapontado(a).


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fonte: site Meeting Hub

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