Ação Social |
Organizar um evento de ação social não vai muito longe de organizar qualquer outro tipo de evento, exceto pelos motivos certamente mais nobres e outros pequenos detalhes a serem levados em consideração.
Mas por onde começar a organizar um evento de caridade?
Quais são as coisas que você não pode esquecer de forma alguma e que você precisa levar em consideração?
Vamos vê-los juntos!
Por Que Organizar Um Evento de Caridade?
[DICA 1 – Compreensão Clara]
Os eventos de ação social costumam estar vinculados a organizações sem fins lucrativos.
Que enfrentam uma emergência específica para pedir ajuda a empresas e cidadãos individuais, ou que desejam organizar eventos de arrecadação de fundos para realizar seus projetos sociais.
Entretanto, ter uma compreensão clara do motivo pelo qual você está organizando o evento beneficente é essencial para organizar todas as outras coisas que estão relacionadas.
Deve se ter foco e ser bem específico quando outras pessoas ou entidades estão envolvidas na participação.
Porque você organiza um evento de caridade é a base de toda a organização subsequente.
Então, você absolutamente não pode esquecer e transcender isso.
Quando Organizar Uma Ação Social?
[ DICA 2 – Siga a Intuição ou Necessidade]
Organizamos um evento beneficente quando se sente que é necessário organizá-lo.
- É um momento bastante problemático para a causa com que você abraçou?
- Há alguma notícia que você queira informar aos possíveis doadores?
- Ou você simplesmente acha que chegou a hora de aumentar um pouco a conscientização sobre um determinado tema?
De fato, pode haver vários motivos para a organização de um evento de caridade, e também determinam o momento em que ele deve ser organizado.
Obviamente, tente organizar um horário e uma data em que você saiba que as pessoas podem comparecer.
Um evento no verão, a menos que seja organizado em um balneário, não terá muitos participantes, como se fosse durante a semana na hora do almoço.
Para decidir quando fazer, pense nos seus convidados e quando acha mais conveniente para eles participarem. Afinal, um evento sem participantes é um evento que começa mal desde o início!
Quem e Como Você Convida Para Um Evento de Caridade?
[DICA 3 – Público-alvo]
Os convidados para um evento beneficente podem ser os mais distintos, depende muito de qual é o seu objetivo.
Você pode ter um evento de caridade aberto a todos, onde qualquer pessoa pode participar e doar uma parte, ou você pode organizar um evento de caridade apenas para convidados, onde você escolherá cuidadosamente os participantes.
Geralmente são convidadas para eventos beneficentes pessoas que possam dar uma contribuição concreta à causa, seja econômica ou intelectual, ou que possam ser “representativas” e, portanto, aliciar outras pessoas a participarem.
Seja Específico
Quando você decidir fazer um evento somente para convidados, você deve especificar claramente o que estará no convite:
- É uma arrecadação de fundos?
- É um evento de conscientização?
- Haverá alguma intervenção autorizada?
Você absolutamente deve comunicar isso!
Um e-mail de convite para evento de caridade pode ser, por exemplo:
Você foi convidado em____/____/______, das ________ às _________
para arrecadação de fundos para ______________________
Também estarão presentes:
______________________
______________________
______________________
Buffet ‘tal’ fará a recepção.
Te vejo em breve
Ass.:___________________
Por que te aconselho a escrever quem falará e que haverá um buffet?
Pois isso ajudará o convidado a entender como o evento será organizado desde o início.
O convidado deve saber o que vai fazer e como isso será ao longo do dia.
Você quer fazer um evento aberto a todos?
Aconselho você a usar tanto a velha forma de patrocínio.
Ou seja, fazer cartazes que serão postados nos locais mais frequentados pelos seus convidados, quanto criar evento nas redes sociais para que se espalhe o máximo possível.
Primeiramente, para fazer os pôsteres, entre em contato com profissionais, existem muitas gráficas que trabalham online, onde você pode criar seus pôsteres e receber aonde for mais conveniente.
Mas, para os eventos das redes sociais a coisa é mais complexa, não tanto pela criação em si, mas pelo patrocínio do tráfego pago [não é barato] para alcançar o público que possa se interessar.
O Que Acontece em Um Evento de Ação Social?
[DICA 4 – Arrecadação de Fundos]
Mas, para fazer isso você precisa aumentar a conscientização sobre a causa, e a melhor maneira é conseguir alguém com autoridade sobre o assunto.
Várias coisas podem acontecer durante um evento de caridade, depende de como você deseja configurá-lo, por exemplo, você pode organizar:
- um jantar;
- uma conferência;
- uma exibição;
- um concerto.
- um leilão;
- uma atividade esportiva.
Se você quiser dar a oportunidade de fazer doações durante a noite, você também deve dar instruções precisas sobre como fazê-las, por exemplo, você prefere que o dinheiro seja recolhido em uma caixa?
Ou você quer que eles façam transferências para uma conta bancária?
Modalidade do Evento
Dependendo do tipo de evento que você decidir organizar, haverá outras decisões a serem tomadas.
Por exemplo:
Se você decidir organizar uma conferência, precisará ter um apresentador e, se puder, contrate alguém famoso.
Você verá que o número de pessoas que desejam participar aumentará consideravelmente.
Se pretende organizar uma exposição, certifique – se de que existe alguém que lhe ofereça os seus trabalhos.
Por exemplo:
É muito comum organizar exposições fotográficas beneficentes, obviamente perguntando ao fotógrafo em questão se pretende participar.
Já no caso do jantar beneficente, o que mais se faz é incluir a doação no valor do ingresso.
Assim, um certo número de pessoas é convidado, ou um certo número de ingressos são colocados à venda e o preço pago inclui o custo do jantar, mas também o de uma doação.
No caso do leilão, entretanto, você deve encontrar os objetos a serem leiloados.
Se você está organizando algo muito grande, pode recorrer a pessoas famosas que disponibilizam seus itens pessoais para uma boa causa.
Caso contrário, você pode ir às lojas e perguntar se eles têm algum item que gostariam de se desfazer e que lhe deram para este evento.
Veja aqui como recorrer a empresas em busca de patrocínio.
Onde Organizá-lo?
[DICA 5 – Local do Evento]
Isto é óbvio, mas vale frisar que deve ser adequado às suas necessidades.
Se você está organizando uma conferência, você precisará de um centro de conferências, se você quiser organizar um concerto, uma sala de concertos, assim como se quiser organizar um jantar, você precisará de um local com cozinha/refeitório.
O Que Fazer Durante Um Evento de Ação Social?
[DICA 6 – Tenha Boa Equipe]
Mas para fazer isso, você precisa de uma boa equipe por trás de você, que você precisa treinar imediatamente antes do evento.
Por esta razão, recomendo que você organize reuniões antes do evento, onde poderá dar sua lição de casa e ter certeza de que todos sabem o que fazer.
Afinal, na hora de organizar um evento tudo tem que correr bem, e você também tem que considerar todas as coisas que podem não dar certo para que toda a equipe esteja bem preparada e saiba como agir.
Por exemplo: Se só quem comprou ingressos pode participar do seu evento, e alguém chega sem ingresso, deve ser dispensado ou você pode reservar um determinado número de lugares para vender no local?
Esta, e outras, são as perguntas que você precisa fazer a si mesmo antes do início do evento, para permitir que sua equipe se comporte e faça as coisas como você gostaria.
Outra função sua como organizador de eventos é divertir os convidados, recebê-los, verificar se está tudo bem.
Lembre-se de que sua tarefa só termina quando o evento acaba.
Como Determinar Se o Seu Evento Foi Um Sucesso?
[DICA 7 – Estabeleça Metas]
Portanto, responda:
- O que você deseja alcançar com seu evento?
- Você quer arrecadar fundos?
- Você quer que as pessoas sejam informadas de algo?
- Quer vender vários ingressos?
- Você quer que um certo número de pessoas participe?
Assim sendo, defina a meta que pretende atingir com seu evento de caridade, e um “perfil acabado”, para ver o quão perto você chegou, ou superou a sua expectativa.
Meu conselho é estabelecer metas realistas. É inútil mirar muito alto em coisas que serão impossíveis de alcançar.
Sem dúvidas, é muito melhor definir metas concretas que você sabe que pode alcançar.
Outro critério para determinar se seu evento de caridade foi um sucesso, ou não, é a comparação com eventos passados ou futuros.
Se você organizou um evento semelhante no passado e desta vez se superou, então o seu evento atual certamente terá sido um sucesso.
E depois converse com os próprios convidados:
- O que acharam?
- Se divertiram?
- Eles voltariam a um evento organizado por você?
Certamente isso também é uma indicação de um evento bem-sucedido, ou não.
Por enquanto, lembre-se que o importante é decidir que tipo de evento você quer organizar e o que quer que seus convidados façam, uma vez decidido, o resto se torna uma decisão muito fácil de tomar!
Dica Extra:
Portanto, se precisar de praticidade nessa questão, recomendo avaliar os lanches em kits.
São muitas opções de lanches individuais, higiênicos, de fácil distribuição, mais em conta que serviço de buffet e evita aglomerações.
Inclusive podem ter o tema do seu evento de Ação Social. Confira essas ideias de lanche, vale a pena.
Então, o que você está esperando?
Acho que você é pronto (a) para organizar um evento beneficente perfeito!
