Local Para Evento. 11 Coisas a Considerar. Não Escolha Antes de Ler Isso

Local Para Evento |

O organizador de evento se depara com muitas decisões. Escolher um local é a decisão que terá grande impacto no seu evento.

A data do evento, as opções de catering e as experiências agradáveis dos participantes… tudo é parcialmente afetado pelo local que for selecionado.

Isso soa um pouco intimidante?

Não se sinta assim. Aqui você terá diretrizes sobre o momento de tomar decisões, o que considerar e como fazer melhor.

Local Para Evento. Quando Começar a Procurar

Quanto mais cedo melhor.

Depois de ter um bom entendimento das 3 coisas a seguir, você pode começar sua busca por um local:

1. Orçamento;
2. Tamanho estimado do evento;
3. requisitos de espaço.

Reserve um local com pelo menos 4 a 6 meses de antecedência para que você tenha tempo suficiente para planejar outras coisas críticas, como catering, roteiros do evento, site etc.

Para o planejamento do evento você está usando alguma ferramenta que economiza tempo?

Confira os favoritos dos organizadores de evento.

Local Para Evento. O Que Considerar ao Pesquisar

1. Custo (e seu orçamento)

Como você pode imaginar, tudo se reduz ao custo, então listamos primeiro. 

O local ocupará uma parte significativa do seu orçamento, mas não pode consumir toda sua verba. 

Você ainda terá que comprar comida, sinalização, suprimentos e talvez entretenimento e equipe.

Felizmente, você tem alguma margem de manobra com o custo do local do evento se estiver disposto a ser flexível com a data do evento. 

Obtenha preços de locais para diferentes datas da semana, mês e ano. 

Planeje com antecedência o máximo possível para obter uma tarifa de reserva favorável.

Busque empresas, fale de seu evento, e tente arrumar patrocínio.

2. Localização

Você provavelmente já considerou isso. Para um evento local, você pode procurar um local a uma distância razoável da casa da maioria dos participantes ou locais de trabalho. 

Se muitos participantes viajarem de fora da cidade, um local próximo ao aeroporto ou aos seus hotéis será benéfico. 

Seja qual for o caso, lembre-se de considerar as opções de tráfego, transporte e estacionamento. 

Antes de tudo, exija um contrato oficial com o fornecedor do local por garantia, porque ter que alterar o local do evento é provavelmente a última coisa que você deseja que aconteça.

Se você quiser reduzir a chance de seus participantes chegarem atrasados, forneça a eles um aplicativo móvel para eventos, que é essencialmente um padrão hoje em dia.

Com mapas GPS, instruções de direção e informações de estacionamento / transporte ao seu alcance, seus participantes se sentirão aliviados. 

Se o local for dentro de um grande campus ou instituto, mapas com alfinetes ajudam muito. 

Para eventos com exposições, pôsteres ou sessões paralelas, mapas internos interativos ajudarão os participantes a navegar de forma conveniente.

Dê uma olhada em Whova (em inglês) como exemplo. Whova ganhou vários prêmios, incluindo o People’s Choice Award no Event Technology Awards (‘Oscars’ de tecnologia de eventos).

3. Estacionamento

O local possui estacionamento ou manobrista? Um local com estacionamento é a essência dos sonhos. 

Se não for esse o caso, há estacionamentos próximos que os participantes possam acessar e usar? 

Se não houver estacionamento disponível, você não está completamente sem sorte, pois tem algumas alternativas:

• Você pode reservar estacionamentos próximos para seus participantes e incluir o custo nos preços dos ingressos ou fazer com que os participantes paguem quando estacionarem.
• Dê uma olhada nos descontos da Uber e 99 Táxi oferecidos para eventos. Você pode negociar com eles para configurar isso e distribuir o código promocional para os participantes.
• Ofereça aos participantes uma maneira de dividir uma carona ou um táxi. Também seria uma boa chance para eles interagirem entre si. 
  • Um aplicativo de planejamento de evento pode oferecer um recurso de bate papo em grupo para ajudar nisso.
• Você poderia oferecer estacionamento com manobrista para o evento, mesmo que o local não ofereça. Disponibilizar um manobrista pode ser essencial se o evento for um evento de luxo, como um de gala.

4. Serviços e Amenidades

• O local possui cozinha e pode fornecer serviços de buffet para o seu evento? 
  • Nesse caso, muitas vezes um local dispensa a taxa de instalação e cobra apenas uma entrada junto com o custo da alimentação de cada participante.

• • Esses locais, sem cozinha, podem ter uma parceria com um fornecedor de alimentos que você deve usar, como por exemplo este fornecedor de lanches.
    
    

    

Você pode querer verificar sua comida com antecedência. Se não for bom o suficiente pode criar um impacto negativo nas experiências dos participantes. Então, escolha um local que sirva comida excelente ou que permita que você traga fornecedor de fora.

• Possui mesas, cadeiras e utensílios que você possa usar? 
  • Se um local tiver esses itens, você pode economizar muito dinheiro e esforço usando o que eles têm, desde que corresponda ao seu tema e ambiente.

• Ele tem uma equipe de configuração / limpeza? 
  • Se você encontrou um local que oferece uma equipe de organização e limpeza, alegre-se! Nem sempre é o caso. Se esses serviços não estiverem disponíveis, você precisará formar sua equipe de staff ou encontrar voluntários.

• Ele tem recursos de áudio e vídeo? 
  • Alguns locais têm um equipamento audiovisual embutido para você usar, e outros exigem que você mesmo o traga.

•  Tem Acesso a Wi-Fi?
  • Uma conexão forte com a internet em todo o local é absolutamente crítica nos dias de hoje;
  • Os participantes poderão verificar seus e-mails, enviar mensagens de texto para amigos e familiares e postar nas redes sociais durante o evento, especialmente se ele ocorrer durante vários dias;
  • Certifique-se de que o local tenha uma excelente conexão Wifi que seja forte em todo o espaço.

5. Local Para Evento – Layout

Mesmo que você encontre seu local no início do processo de organização do evento, você ainda vai querer ter uma ideia aproximada de quais tipos de atividades incluirá, as comodidades de que necessitará e as necessidades de sua equipe e os participantes.

Ao restringir sua seleção de local do evento, obtenha uma planta ilustrada de cada um e percorra seus favoritos pelo menos uma vez, anotando coisas importantes, como onde estão as tomadas e onde o equipamento áudio e vídeo está ou pode ser localizado, por exemplo.

O layout e a planta baixa afetarão bastante alguns aspectos diferentes na hora de planejar o evento:

• Fluxo de tráfego
  • Pense no fluxo de tráfego em seu evento; 
  • O tipo de fluxo que você deseja será diferente para cada evento:
    • Quais áreas serão de alto tráfego no evento?
    • Cadastro?
    • As portas do auditório?

Lembre-se disso ao escolher seu local, pois a forma como você monta as cadeiras/mesas e a decoração também afetará muito isso.

• Atividades do evento
  
  • Se você deseja ter palestrantes principais em seu evento, você precisará de um palco ou de um local para colocar um palco alugado;
  • Faça um checklist e revise com atenção estes aspectos:

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  • • Você antecipa alguma atração popular? Onde eles estariam localizados?
      
      
    • Há espaço adequado para socialização aberta?
      
      
    • Como o tráfego fluirá durante o seu evento?
      
      
    • Onde será a configuração do bar? Existe espaço suficiente?
      
      
    • Se um palco não estiver disponível, um pode ser configurado?
      
      
    • As pessoas precisam caminhar longas distâncias para chegar as atrações?
      
      
    • Onde estão as saídas de emergência?
      
      
    • Como e onde os participantes irão se registrar ou fazer o check-in?
      
      
    • Local do equipamento de áudio e vídeo deve ser colocado?
      
      

6. Ambiente

Preste atenção especial à decoração existente no interior do local. Qual é o estilo da arquitetura e o que o interior do edifício transmite? 

Quanto menos o ambiente corresponder à sensação desejada para o seu evento, mais decoração você precisará fazer para compensá-lo.

Modificar ou decorar um local é caro, por isso é inteligente escolher um que já se alinhe ao seu tema.

Portanto, se você deseja criar uma atmosfera de luxo, escolha um hotel chique. Se você deseja criar um cenário moderno, alugue um espaço moderno. Se você estiver hospedando uma feira de negócios, escolha algo industrial e aberto.

7. Tecnologia

Suas necessidades de tecnologia dependerão de seu evento. Portanto, é inteligente ter uma ideia dos tipos de atrações que você hospedará. 

Apresentadores profissionais precisarão de telas de projeção. Os artistas podem precisar de sistemas de iluminação. Certamente todos precisam de um bom áudio.

8. Seguro

Alguns locais não farão negócios com você, a menos que você tenha seguro adequado. 

Converse com o local sobre o tipo de seguro necessário e quem deve providenciá-lo.

Se você precisar fornecer todo ou parte do seguro, o seu agente de responsabilidade geral poderá ajudá-lo em seu evento. Apenas certifique-se de contatá-lo com antecedência.

9. Acústica

Você já participou de um evento em um local que o som estava tão alto que era difícil ouvir os outros, fazendo com que você prejudicasse sua audição e perdesse sua voz, tudo em uma noite? 

Isso é causado por má acústica. Acústica é apenas uma palavra bonita para definir como o som viaja pelo local. 

Se o som no local estiver muito baixo ou muito alto, os participantes ficarão desinteressados ​​e entediados. Ninguém quer se abarrotar para ouvir o alto-falante ou ter que gritar alto demais para bater um papo com os amigos.

Um local com acústica ruim não vale o seu tempo, não importa o preço. Os tetos baixos amplificam o som. Grandes espaços abertos criam ecos. Encontre um local com um bom equilíbrio. Teste se for necessário.

10. Local Para Evento. Serviços Adicionais

É bem possível que um local ofereça um serviço que você nunca consideraria, mas seria uma excelente adição ao seu evento. 

Por exemplo, um centro de conferências pode oferecer salas com quadros brancos/lousas interativos. Você pode não ter a intenção de usar uma ferramenta como essa, mas assim que souber que está disponível, ela pode se tornar uma parte importante do seu evento.

A única maneira de aprender todo o menu de serviços de um local é perguntando. “Vocês oferecem algum serviço extra que possa me interessar?”

Em seguida, certifique-se de fazer essas perguntas para obter uma compreensão abrangente de exatamente o que é oferecido.

• Existe uma cozinha que pode ser usada por você e sua equipe?
• Existem opções de assentos ao ar livre?
• O local possui alguma parceria com vendedores de alimentos?
• Os banheiros estão presentes e facilmente acessíveis?
• O local oferece segurança? Isso é necessário?
• Têm mesas, cadeiras, utensílios adequados, etc.?
• A equipe de limpeza irá garantir que o local esteja limpo antes do evento e limpar depois?
• Existem recursos de Wi-Fi, áudio e vídeo suficientes?

11. Acessibilidade / Comodidades Especiais

Acessibilidade refere-se à possibilidade de todos, principalmente os portadores de necessidades especiais, terem acesso às suas instalações. 

Antes de responder a esta pergunta, você precisa entender quem são seus participantes e quais são suas necessidades.

Muito provável que você sabe se haverá crianças no local, mas talvez não saiba se haverá pessoas com outras necessidades especiais. Nessa situação, a revisão de eventos recentes hospedados por sua organização pode dar uma ideia disso.

Em primeiro lugar, é importante que o seu local esteja em conformidade com a Lei Brasileira de Acessibilidade para que seja, como o nome sugeri, acessível a pessoas com necessidades especiais.

Considere também a idade dos seus convidados. Se você espera bebês, certifique-se de que os banheiros tenham trocadores. Se você espera um público mais velho, certifique-se de que haja muitos lugares sentados.

Local Para Evento. Como Procurar

Encontrar o local certo para o seu evento pode ocupar uma boa parte do seu tempo. 

Felizmente, existem alguns atalhos para ajudar você a economizar tempo:

• Entre em contato com o Convention & Visitor’s Bureau Brasil para obter informações sobre os locais que melhor atendem às suas necessidades.
• Em sites de listagem de eventos, encontre eventos locais semelhantes ao seu e veja onde eles hospedam eventos.

• • Use uma ferramenta online, elas ajudam você a analisar os vários locais para encontrar o certo para você.

Como você pode ver, há muito a ser considerado na escolha do local do seu evento. Entretanto, se você levar em consideração o acima exposto ao fazer sua pesquisa, encontrará o local perfeito para o seu evento.

Depois que a data e o local do evento foram fixados “em pedra”, agora é hora de criar sites e agendas de eventos, promover seu evento, vender os ingressos e começar a envolver os participantes. 

Se hospedar evento no Rio de Janeiro e for contratar fornecedor de lanche, conte com a gente, temos muitas ideias de lanche para oferecer.